Office Manager

Wie is Khobra?

WAT HEBBEN WIJ VOOR JOU IN PETTO?

We zijn op zoek naar een administratieve duizendpoot die prioriteiten en orde op zaken kan stellen.

We geven je alvast een greep uit je gevarieerd takenpakket:

1. ALGEMEEN:
   • Je beantwoordt elk telefoontje met een lach op je gezicht en het beantwoorden van mailtjes is jou nooit teveel
   • Je onderhoudt contacten met leveranciers en bent verantwoordelijk voor het plaatsen van bestellingen
   • Je plaatst niet alleen bestellingen, ook het correct beheren van de stock is jouw taak
   • Je houdt er een feilloos klassement/archief op na
   • Het optimaliseren van de workflow en processen is jouw stokpaardje
   • Geen uitdaging is jou te groot want je biedt allround ondersteuning aan de coördinator bij nieuwe projecten
   • Je legt graag contacten, je vraagt en volgt offertes op
     
2. BOEKHOUDING? Yes please!
   • Je bent verantwoordelijk voor het opmaken/verwerken van onkostennota's
   • Jij bent de man/vrouw die betalingen uitvoert en opvolgt
   • Je biedt ondersteuning aan de collega van de boekhouding
   • Je denkt mee na over automatisaties waar mogelijk
   • Kennis van analytische projectboekhouding is een pluspunt
     
3. LEDENADMINISTRATIE
   • Je bent een geboren organisator want je organiseert de algemene vergadering voor onze leden
   • Je bereidt het bestuursorgaan voor
   • Je bent verantwoordelijk voor het correct ingeven en aanpassen van de ledengegevens in ons systeem
   • Ook hier denk je na over automatisaties waar mogelijk
   • Jij bent dé persoon die de voorbereiding van de juridische contracten voor zijn/haar rekening neemt
   • 'Planner' is jouw middle name, want je doet de voorbereiding van de wachtrollen van onze artsen
   • Je zorgt voor een vlotte administratieve samenwerking tussen de ledenadministratie en de communicatiemedewerker (website, login, etc.)
4. EVENT & FACILITY:
   • Als geboren organisator bied jij ondersteuning bij de organisatie van evenementen (Out of the Box initiatieven zijn hier zeker welkom!)
   • Je bent dé spilpersoon in ons bestaan: je volgt bestellingen en stock op, zorgt ervoor dat de nodige onderhouden tijdig ingepland worden, je bewaart wachtwoorden beheert onze gebouwen als een échte huisvader of -moeder ... kortom: facilitymanagement is helemaal jouw ding!
   • Wanneer iemand van de collega's met een straffe deadline zit, anticipeer je hierop door actief te ondersteunen waar het kan

HIERNAAR ZIJN WIJ OP ZOEK!

We zijn op zoek naar iemand die op zoek is naar een gevarieerde job met eigen verantwoordelijkheden. Van nature uit ben je georganiseerd en je kan multitasken in een snelle en veeleisende context. Je bent zelfredzaam, stelt je flexibel op en je gaat proactief te werk.
Kortom: iemand met een 'hands-on mentaliteit' die graag wil werken in een 'no nonsense-cultuur'!

Bovendien kennen volgende programma's voor jou geen geheimen:

• Word
• Mail merge (doe je in je slaap)
• Excel (filter, draaitabellen, statistieken, etc. are only one click away)

WHAT'S IN IT FOR YOU?

• Een informele werkomgeving waar mensen elkaar kennen en elkaar verder helpen.
• Een plaats waar je kan 'thuiskomen' en waar je de kansen krijgt om veel bij te leren.
• Een zeer boeiende, gevarieerde job met de nodige uitdagingen
• Een schitterend team dat ervan houdt om samen hun doel te bereiken
• Mooie verloning met extralegale voordelen